Eine Konferenzmoderatorin wählt man nach fünf Kriterien aus: Nähe zu den Inhalten, Sprachen, Erfahrung mit dichten Programmen, Arbeitsweise vor dem Event und prüfbare Referenzen. Das beste Prüfinstrument ist das Vorgespräch: Wer dort gute Fragen stellt, führt später auch gut durch den Tag.
Warum die Auswahl bei einer Konferenz schwerer wiegt
Bei einem Abendprogramm rettet ein guter Abend viel. Eine Konferenz ist unbarmherziger: parallele Sessions, ein Dutzend Speaker, Panels, Fragerunden und ein Zeitplan, der ab der ersten Verspätung kippt. Die Person am Mikrofon ist hier nicht Dekoration, sondern Betriebssystem des Tages. Deshalb lohnt es sich, die Auswahl wie eine Personalentscheidung zu behandeln und nicht wie eine Buchung.
Die fünf Kriterien im Einzelnen
Erstens die Nähe zu den Inhalten. Die Moderatorin muss Ihr Thema nicht erforscht haben, aber sie muss die Sprache Ihres Publikums sprechen und einem Panel fachlich folgen können. Fragen Sie, welche Branchen sie kennt und woher.
Zweitens die Sprachen. Sobald Sessions auf Englisch laufen oder internationale Gäste im Saal sitzen, brauchen Sie den echten fliegenden Wechsel, nicht Schulenglisch. Lassen Sie sich das Niveau zeigen, etwa im Videomaterial oder im Gespräch.
Drittens die Erfahrung mit dichten Programmen. Ein Tag mit 15 Sessions verzeiht keine weichen Übergänge. Fragen Sie nach dem dichtesten Programm, das die Person geführt hat, und was dabei schiefging. Wer nie von einer Panne erzählt, hat wenig erlebt.
Viertens die Arbeitsweise vor dem Event. Gute Moderatorinnen verlangen Briefings, lesen die Agenda kritisch und sprechen vorab mit Speakern. Wer nur den Ablauf abfragt, liefert auch nur den Ablauf.
Fünftens die Referenzen. Namen auf einer Website sind ein Anfang, mehr nicht. Prüfen Sie Video, Bewertungen und die Frage, ob die Referenzen zu Ihrem Format passen. Jasmin Wölke führte etwa den International Business Summit über zwei Tage: 15 Sessions, mehr als 400 Teilnehmende, durchgehend auf Deutsch und Englisch. Solche Angaben lassen sich nachfragen und genau das sollten Sie tun.
Der Praxistest im Vorgespräch
Schicken Sie vorab Ihren Programmentwurf und achten Sie darauf, was passiert. Stellt die Moderatorin Fragen zu Zielen, Publikum und heiklen Stellen? Merkt sie an, wo der Zeitplan zu eng ist? Oder erzählt sie von sich? Nach 30 Minuten wissen Sie mehr als aus jedem Portfolio. Wie Sie das Gespräch vorbereiten, zeigt die Briefing-Checkliste.
Was die Rolle im Detail umfasst, steht auf Tagungsmoderation. Ob Sie zusätzlich einen Impuls brauchen, klärt Keynote oder Moderation.