Die wenigsten Firmenveranstaltungen brauchen eine komplette Generalprobe, aber jede braucht geprobte Schlüsselmomente. Die Faustregel: Je mehr Gewerke in einem Moment zusammenkommen, desto eher gehört er auf die Probeliste.
Voller Durchlauf oder gezielte Probe
Eine echte Generalprobe spielt das Programm von vorn bis hinten durch, mit allen Beteiligten. Das lohnt sich bei Galas und Preisverleihungen, bei Veranstaltungen mit Livestream und überall dort, wo Musik, Einspieler und Auftritte ineinandergreifen. Eine Tagung braucht das nicht. Dort reichen drei gezielte Proben: die Eröffnung, der erste Rednerwechsel mit Mikrofonübergabe und jeder Moment, in dem etwas Ungewohntes passiert, etwa eine Liveschalte oder eine Abstimmung im Saal. Alles andere ist Routine und wird durch den Technikcheck abgedeckt. Wer stattdessen das ganze Programm probt, verbraucht die Konzentration aller Beteiligten vor dem eigentlichen Tag.
Wer dabei sein muss und wer nicht
Auf die Probe gehören die Gewerke, nicht die Prominenz: Ton, Licht, Präsentationstechnik, Regie und die Moderation. Rednerinnen und Vorstände müssen nicht anreisen. Ihre Wege, Übergaben und Folien lassen sich mit Stellvertretern durchspielen, entscheidend ist, dass Positionen und Zeichen stimmen. Wichtig ist ein anderes Detail: Es müssen die Personen proben, die auch während der Veranstaltung die Technik bedienen. Eine Probe mit der Frühschicht nützt wenig, wenn abends andere Hände am Pult sitzen.
Wann geprobt wird
Der beste Slot liegt am Veranstaltungstag vor dem Einlass, mit fertig aufgebauter Bühne. Bei Abendveranstaltungen funktioniert der Nachmittag, bei frühen Tagungen der Vorabend nach dem Aufbau. Zwischen Probenende und Einlass gehört ein Puffer von mindestens einer halben Stunde, denn jede Probe findet Punkte, die noch korrigiert werden müssen. Beim International Business Summit, einer Firmenreferenz von Jasmin Wölke mit zwei Tagen und 15 Sessions, lag vor jedem Konferenztag ein fester Morgencheck: nicht das Programm wurde wiederholt, sondern die neuralgischen Übergänge des jeweiligen Tages.
Was Sie jetzt tun können
Markieren Sie im Ablaufplan jeden Moment, an dem mehr als zwei Gewerke zusammenspielen. Das ist Ihre Probeliste. Reservieren Sie dafür einen Slot mit der Technik und laden Sie die Moderation dazu ein. Jasmin Wölke plant Proben aus über 500 Veranstaltungen routiniert mit und leitet sie auf Wunsch. Wie der Ablaufplan entsteht und wie die Abstimmung mit Regie und Technik funktioniert, zeigen die beiden Leitfäden.