Fällt die Moderation kurzfristig aus, brauchen Sie drei Dinge: den aktuellen Regieplan, eine Person, die übernimmt, und eine klare Information an Redner und Technik. Ob die Veranstaltung das übersteht, entscheidet sich weniger am Tag selbst als in der Vorbereitung davor.
Warum ein Ausfall seltener ist als die Angst davor
Krankheit, ein Zugausfall am Vorabend, ein familiärer Notfall: Gründe für eine Absage gibt es, auch bei Profis. Trotzdem ist der Totalausfall die Ausnahme, denn eine professionelle Moderatorin steuert das Risiko vorher. Sie reist bei Morgenterminen am Vortag an, statt auf den ersten Zug zu wetten. Sie meldet eine Erkrankung so früh wie möglich, nicht erst am Veranstaltungsmorgen. Und sie arbeitet so, dass ihre Unterlagen auch ohne sie funktionieren. Jasmin Wölke hält es genau so: Beim International Business Summit, einer Firmenreferenz mit 15 Sessions an zwei Tagen, lag jeder Ablauf schriftlich vor, mit Zeiten, Namen und Übergaben. Mit so einem Dokument kann im Notfall eine andere Person den Tag tragen.
Was Sie am Tag des Ausfalls konkret tun
Erst der Regieplan, dann die Personalfrage: Sichern Sie die aktuelle Fassung von Ablauf und Moderationstexten, denn ohne sie hilft auch der beste Ersatz nicht. Dann prüfen Sie drei Optionen in dieser Reihenfolge. Eine Ersatzmoderation über die ausgefallene Person selbst, denn gute Moderatorinnen kennen Kolleginnen und vermitteln aktiv. Eine Person aus dem eigenen Haus mit Bühnenerfahrung, die mit dem Regieplan die Struktur hält; Begrüßung, Überleitungen und Zeiten sind machbar, der Rest wird schlanker. Oder ein gekürztes Programm, in dem Vortragende sich selbst anmoderieren und eine Stimme aus dem Team nur Anfang, Pausenzeiten und Schluss übernimmt. Wie Überleitungen auch ohne Routine gelingen, zeigt der Beitrag Überleitungen in der Moderation; eine Struktur für Karten liefert die Vorlage für Moderationskarten.
Vorher regeln, was hinterher streitet
Der bessere Umgang mit dem Ausfall steht im Vertrag, nicht im Krisenplan. Vereinbaren Sie vor der Buchung, was bei Krankheit gilt: Bemüht sich die Moderatorin um Ersatz, entfällt das Honorar vollständig, wie schnell wird informiert. Seriöse Anbieter haben auf diese Fragen sofort eine Antwort. Welche Punkte sonst noch hineingehören, listet der Beitrag Moderationsvertrag: was drinstehen muss. Jasmin regelt den Ernstfall schriftlich im Angebot: sofortige Information, aktive Hilfe bei der Ersatzsuche, und ohne Leistung entsteht kein Honorar.