Die Vorbereitung einer Eventmoderation läuft in fünf Schritten: Briefing mit dem Veranstalter, Einarbeitung in Themen und Teilnehmer, Vorgespräche mit Rednern, Abstimmung des Ablaufplans und Generalprobe am Eventtag. Zwischen Buchung und Bühne liegen dabei je nach Format einige Tage bis mehrere Wochen Arbeit, die das Publikum nie sieht.
Schritt 1: das Briefing
Am Anfang steht ein Gespräch von etwa einer Stunde. Dort klärt die Moderatorin, was das Event erreichen soll, wer im Saal sitzt, welche Botschaften gesetzt werden und wo es heikle Punkte gibt: laufende Umstrukturierung, kritische Stimmung, ein Thema, das nicht auf die Bühne gehört. Was ein gutes Briefing enthält, steht in der Briefing-Checkliste.
Schritt 2 und 3: Einarbeitung und Vorgespräche
Danach arbeitet die Moderatorin allein: Sie liest Agenda, Vorjahresunterlagen und Rednerprofile, lernt Namen und Aussprache, sammelt Zahlen und Fakten zum Unternehmen. Aus diesem Material entstehen Anmoderationen, Überleitungen und Fragen. Bei inhaltlich dichten Formaten kommen Vorgespräche dazu: 20 bis 30 Minuten mit Keynote-Speakern oder Panelisten, damit die Anmoderation trägt und die Nachfragen auf dem Podium sitzen. Jasmin Wölke bereitet so auch mehrtägige Formate vor; beim Global Sales Summit von Bosch standen vor drei Bühnentagen Wochen der Einarbeitung in Vertriebsthemen aus 40 Ländern.
Schritt 4: der Ablaufplan
Spätestens eine Woche vor dem Event wird der Ablaufplan abgestimmt: Programmpunkte auf die Minute, Verantwortliche, Technik, Puffer. Die Moderatorin prüft ihn aus Bühnensicht: Wo fehlt Zeit für Wege und Umbauten, welcher Übergang braucht eine Brücke, wo kippt die Energie nach dem Mittagessen. Wie so ein Plan aufgebaut ist, zeigt die Seite Ablaufplan für die Eventmoderation.
Schritt 5: der Eventtag vor dem Event
Am Eventtag ist die Moderatorin deutlich vor den Gästen da. Technik-Check mit Mikrofon und Licht, Absprache mit Regie und Veranstaltungsleitung, letzte Änderungen einarbeiten, kurze Stimmprobe auf der Bühne. Erst danach beginnt der sichtbare Teil der Arbeit. Kurzfristige Änderungen sind dabei der Normalfall, nicht die Ausnahme: Ein Redner fällt aus, ein Slot verschiebt sich, eine Botschaft kommt dazu. Eine gut vorbereitete Moderation fängt das auf, ohne dass der Saal es merkt.
Was Sie als Veranstalter jetzt tun können
Für die Anfrage genügen Datum, Ort und Eventart, alles Weitere klärt das Briefing. Je früher die Moderation feststeht, desto mehr Vorbereitung passt in den Kalender. Wie die Buchung im Detail abläuft, steht auf der Seite Moderator buchen.